Momentos de Liderazgo #43. Cuando prometes más de lo que puedes cumplir.
¡Ah, Sofía, la reina del entusiasmo y las promesas excesivas! Estaba tan emocionada con ese contrato que prácticamente ofreció la luna… sin tener un cohete para llegar. Pero claro, como suele pasar cuando te lanzas sin red, las cosas se desmoronan cuando la fecha límite está a la vuelta de la esquina. Afortunadamente, Sofía aprendió una lección valiosa sobre la importancia de ser realista y honesta. Vamos a extraer tres lecciones para los líderes y tres para los subordinados, para que no tengamos que vivir este tipo de drama en carne propia.
Tips Líder de Cambio.
Desde la perspectiva del líder..
1. Promete lo que puedes cumplir, y si puedes, ¡sorprende con más!
Sofía cayó en la trampa del “overpromise” y terminó con un equipo desbordado y un cliente al borde del colapso. Un líder de cambio aprende que es mejor prometer lo justo y sorprender con resultados excepcionales, en lugar de prometer castillos en el aire.
Herramientas para dar seguimiento a tus entregables:
- Metodología SMART: Asegúrate de que tus promesas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido (SMART). Usa herramientas como Trello o Asana para desglosar los compromisos en tareas claras y alcanzables antes de comprometerte con el cliente.
- Buffer de tiempo: Siempre añade un margen de seguridad al plazo que ofreces. Si crees que algo llevará cuatro semanas, di que tomará seis. Usa Microsoft Project o com para planificar proyectos con márgenes de tiempo razonables.
2. La transparencia y la honestidad preservan relaciones
Cuando se dio cuenta de que no cumpliría lo prometido, Sofía no esperó a que fuera demasiado tarde. En lugar de ocultar el problema, fue honesta con el cliente y renegoció las expectativas. Esta sinceridad salvó la relación.
Técnicas para dar seguimiento en tus proyectos:
- Reuniones de actualización periódicas: Programa reuniones frecuentes con el cliente para dar actualizaciones honestas sobre el progreso del proyecto. Usa herramientas como Zoom o Google Meet para mantener la comunicación abierta y fluida.
- Reportes de avance automáticos: Utiliza sistemas de reportes automáticos como Jira o Slack para que tanto tu equipo como el cliente reciban actualizaciones constantes sobre el progreso. Esto ayudará a detectar cualquier desvío antes de que se convierta en un problema crítico.
3. Conoce las capacidades de tu equipo antes de comprometerte
Sofía aprendió que un líder debe entender bien las capacidades de su equipo antes de comprometerse con plazos ambiciosos. Si no conoces bien lo que tu equipo puede manejar, estás dirigiéndote directamente a un callejón sin salida.
Técnicas para medir tus capacidades:
- Evaluación de capacidades: Realiza reuniones periódicas con tu equipo para revisar sus cargas de trabajo y sus habilidades. Herramientas como Capacity o Float te permiten ver quién está sobrecargado y quién tiene disponibilidad.
- Simulaciones de proyectos: Antes de comprometerte con un cliente, haz simulaciones de los plazos con tu equipo. Usa Wrike o Smartsheet para mapear el proyecto y asegurarte de que el equipo puede cumplir con los tiempos prometidos.
Tips Líder de Cambio.
Desde la perspectiva del Colaborador..
Habla cuando veas un riesgo, no cuando ya sea tarde
El equipo de Sofía probablemente vio que las promesas superaban lo que podían cumplir, pero tal vez no dijeron nada hasta que el barco ya se estaba hundiendo. Como subordinado, es clave señalar los riesgos desde el principio.
- Reuniones de riesgo internas: Antes de avanzar con un nuevo proyecto, propone una reunión interna donde el equipo evalúe los riesgos. Herramientas como RISKOptimizer pueden ayudar a identificar los puntos críticos antes de comprometerse.
- Canales de comunicación abiertos: Usa herramientas como Slack para tener canales dedicados a la identificación de riesgos. Esto permite que cualquier miembro del equipo pueda expresar preocupaciones rápidamente y sin burocracia.
2. La confianza en el liderazgo se gana siendo honesto desde abajo
Si el equipo hubiera sido más proactivo con Sofía, podrían haber evitado el desastre. Como subordinado, tu trabajo no es solo ejecutar tareas, sino también ayudar a que el equipo y el líder tengan una perspectiva realista.
- Retroalimentación ascendente: Proporciona retroalimentación sincera y constructiva a tu líder sobre los plazos y las expectativas. Usa herramientas como 15Five para hacer que la retroalimentación ascendente sea parte de la cultura laboral.
- Reuniones one-on-one: Si ves que algo está fuera de control, pide una reunión individual con tu líder para compartir tus inquietudes de manera confidencial. Usa herramientas como Calendly para programar rápidamente estos encuentros sin interferir en la rutina diaria.
3. La eficiencia no se trata solo de velocidad, sino de realismo
El equipo de Sofía quizás estaba enfocado en cumplir con las fechas a toda costa, en lugar de encontrar formas más eficientes de trabajar. Como subordinado, no es solo tu trabajo acelerar, sino también ser eficiente y realista.
- Automatización de tareas repetitivas: Usa herramientas como Zapier o Integromat para automatizar tareas repetitivas, liberando tiempo para centrarte en tareas críticas que realmente añaden valor.
- Optimización de flujo de trabajo: Implementa sistemas como Kanban (con herramientas como Trello) para gestionar el flujo de trabajo y asegurarte de que todo el equipo esté enfocado en lo correcto, evitando desperdicios de tiempo.
Al final del día, Sofía aprendió una lección vital: es mejor ser el líder que promete menos y sorprende con más, que el líder que promete todo y luego sale corriendo. Y para su equipo, la clave está en no callarse cuando ven que algo va mal. El éxito del equipo no depende solo de hacer lo que te pidan, sino de contribuir activamente a la planificación y a mantener todo bajo control. Así que, cuando la próxima “Sofía” en tu vida aparezca con promesas grandilocuentes, ¡no temas levantar la mano y decir: ‘Oye, eso suena demasiado bueno para ser verdad!’”.
