Momentos de Liderazgo #40. Ignorar una alerta temprana que culmina en crisis.
Ah, Ana, la maestra del “mañana lo veo”. Ese pequeño problema que parecía tan insignificante decidió convertirse en el protagonista de una novela de terror, paralizando todo y causando pérdidas que dejaron a todos en modo pánico. Pero como toda buena historia, Ana aprendió la lección y ahora es la reina del protocolo preventivo. Vamos a sacar tres lecciones de liderazgo y tres lecciones para los subordinados, y, por supuesto, no te dejaré sin las técnicas para que esto no se convierta en tu vida real.
Tips Líder de Cambio.
Desde la perspectiva del líder..
1. Las pequeñas señales no son insignificantes
Ana subestimó un problema que parecía pequeño, pero terminó creciendo hasta paralizar las operaciones. Ignorar pequeños problemas es como encender una vela en una habitación llena de gasolina: puede que no explote hoy, pero dale tiempo.
Técnicas para analizar y dar seguimiento a los problemas :
- Metodología “Five Whys” (Cinco porqués): Usa esta técnica para analizar cualquier problema, por pequeño que parezca. Pregunta “¿por qué?” cinco veces hasta llegar a la raíz del problema. No te quedes en la superficie, excava hasta encontrar la causa real.
- Sistema de seguimiento de alertas: Implementa un sistema como Jira o Trello para registrar incluso las incidencias menores. Cuando cada pequeño problema se documenta, es más fácil hacerle seguimiento y evitar que crezca hasta convertirse en un monstruo.
2. La prevención es mejor que la corrección
En lugar de apagar incendios, un buen líder se asegura de prevenirlos. Ana aprendió que un problema técnico, por pequeño que sea, puede ser el principio de algo mucho peor.
Herramientas para prevenir problemas:
- Mantenimiento preventivo programado: Establece un calendario de mantenimiento preventivo para todas las áreas críticas del sistema, incluso si todo parece estar funcionando bien. Herramientas como UpKeep pueden ayudar a gestionar estas tareas.
- Revisión de riesgos: Organiza revisiones de riesgos mensuales o trimestrales, donde todo el equipo evalúe posibles fallas o áreas que podrían fallar. Utiliza la matriz FMEA (Análisis de Modo y Efectos de Falla) para priorizar los problemas por su impacto y probabilidad.
3. Establecer protocolos claros para el manejo de crisis
Ana aprendió la importancia de tener un plan antes de que todo explote. Esperar a que una crisis te caiga encima sin un protocolo es como saltar de un avión sin paracaídas y esperar que aterrices en una piscina.
Herramientas para respuesta a problemas:
- Protocolo de alerta temprana: Desarrolla un protocolo en el que se defina cómo actuar ante cualquier problema detectado. Utiliza herramientas de monitoreo como PagerDuty o Datadog que envían alertas automáticas cuando algo está fuera de lo común.
- Simulacros de crisis: Organiza simulacros de crisis periódicos para que el equipo esté preparado para reaccionar en caso de un problema mayor. Esto permite ajustar el protocolo según lo que funcione o no durante el simulacro.
Tips Líder de Cambio.
Desde la perspectiva del Colaborador..
1. No subestimes los problemas pequeños
Aunque Ana lideraba, alguien en su equipo pudo haber advertido mejor las consecuencias del pequeño problema técnico. A veces, como subordinado, es fácil ignorar esos pequeños problemas pensando que “no es para tanto”. Error.
Herramientas para manejar los problemas:
- Cultura de comunicación proactiva: No esperes a que los problemas se agranden. Si detectas un problema, repórtalo de inmediato y sugiere posibles soluciones. Plataformas como Slack o Microsoft Teams son útiles para facilitar esa comunicación rápida y directa.
- Reuniones de retroalimentación periódicas: Como subordinado, participa activamente en las reuniones de retroalimentación. Usa estos momentos para plantear preocupaciones, aunque parezcan menores. Herramientas como Asana o com ayudan a documentar y priorizar estos temas.
2. Involúcrate en la prevención, no solo en la solución
Si bien es responsabilidad del líder establecer protocolos, como subordinado puedes contribuir a la prevención. No te quedes de brazos cruzados esperando que el problema crezca hasta que sea demasiado tarde.
Técnicas para prevenir los problemas:
- Autocapacitación continua: Mantente al día con las mejores prácticas para la prevención de problemas en tu área. Realiza cursos online sobre mantenimiento preventivo o gestión de crisis en plataformas como Coursera o LinkedIn Learning.
- Checklist de revisión diaria: Crea una lista de chequeo personal que puedas seguir todos los días. Así, puedes asegurarte de que todo está en orden antes de que aparezca un problema mayor. Usa herramientas como Trello o Todoist para gestionar estas listas de verificación.
3. Sé parte de la solución, no solo del problema
Cuando el pequeño problema creció, el equipo de Ana debió haberse enfocado en buscar soluciones en lugar de simplemente señalar el error. Como subordinado, tu papel en una crisis es crucial.
Herramientas para proactivamente manejar los problemas:
- Trabajo colaborativo en la crisis: Cuando se presente un problema, no te límites a observar. Usa plataformas como Miro o Confluence para colaborar en tiempo real con el equipo, generando ideas y soluciones.
- Capacitación en manejo de crisis: Participa en formaciones sobre gestión de crisis. Así estarás más preparado para tomar acción cuando algo no salga como se espera. Herramientas como Skillsoft ofrecen cursos sobre este tema.
Al final, Ana y su equipo aprendieron que los pequeños problemas son como esos ruidos raros que hace el coche: ignorarlos solo te llevará a la grúa más tarde. Como líder de cambio, lo importante no es solo solucionar los problemas grandes, sino adelantarse a los pequeños, porque esos son los que terminan causando las mayores catástrofes. Y como subordinado, no te quedes en modo espectador: si ves algo, ¡actúa antes de que sea tarde!
